Zeven tips over hoe u ook na corona digitaal werken in uw bedrijf invoert

Corona heeft de digitalisering in een stroomversnelling gebracht. Hierdoor is digitaal werken in de kortste tijd de norm geworden in heel Nederland en is deze manier van werken deels ook in bedrijven ingevoerd. Ook logistieke bedrijven namen tijdens de lockdowntijd de uitdaging aan om door het invoeren van thuiswerken de bedrijfsactiviteiten voort te zetten. Veel medewerkers hebben 'remote work' inmiddels omarmd en bedrijven zijn blij dat het digitaal werken zo goed verliep. Uit deze noodzaak ontstonden zeker ook een aantal pragmatische oplossingen voor de bedrijfsvoering.

Maar om van de digitale transformatie op de lange termijn een succes te kunnen maken, is het niet voldoende om de medewerkers thuis gewoon achter de computer te zetten. Er moet een cultuuromslag plaatsvinden, zodat er een cultuur ontstaat die TIMOCOM al heeft omarmd. In dit blogartikel geven we u zeven tips die het invoeren van een digitale cultuur makkelijker maken.

Eerst scepticisme, daarna positieve geluiden

De maatregelen ter bestrijding van de coronapandemie hebben bedrijven wereldwijd ertoe gedwongen te handelen. Van de ene op de andere dag werden medewerkers naar huis gestuurd om daar hun werk te doen. Zo konden bedrijven hun bedrijfsactiviteiten voortzetten. Veel bedrijven en leidinggevenden waren vóór de eerste lockdown nog kritisch tot sceptisch over thuiswerken. Dat 'new work' het 'nieuwe normaal' kon worden, leek ondenkbaar. Er waren grote zorgen, omdat er werd gedacht dat de medewerkers thuis minder werk gedaan kregen. Door de overstap van werken op kantoor tot thuiswerken zijn werkprocessen gedigitaliseerd en organisatorische processen veranderd. Na weken en maanden thuiswerken kwam bij Nederlandse ondernemers het besef dat er ook buiten de eigen kantoormuren efficiënt kan worden gewerkt en dat het thuiswerken zelfs veel beter werkt dan gedacht.

Thuiswerken heeft potentie en biedt ruimte voor verbetering

Uit een onderzoek bleek dat medewerkers voornamelijk de voordelen van deze nieuwe manier van werken zagen. Ze voelden zich productiever en tevredener. Op de lange termijn van een bedrijfscultuur met aanwezigheidsplicht overstappen op een cultuur waarin met name de resultaten van het werk centraal staan, lijkt nu mogelijk. De meerderheid van de werkgevers (57 procent) breidt de mogelijkheden voor digitaal werken aanzienlijk uit volgens een analyse van de Duitse zorgverzekeraar DAK.

Maar een gedigitaliseerde tijdelijke oplossing moet uiteindelijk uitgroeien tot een goed geoliede digitale organisatie, zodat digitaal werken ook na de crisis goed blijft verlopen.

Er zijn zeven bouwstenen nodig om de digitale cultuur in alle delen van het bedrijf effectief toe te passen en levensvatbaar te maken voor de lange termijn:

 

1. De verandering samen vormgeven

Hiervoor is goede communicatie essentieel. Medewerkers en andere partners moeten regelmatig worden gevraagd naar hun ervaringen met digitalisering en thuiswerken. Hun mening is belangrijk en daarom moeten hun wensen ook in de nieuwe bedrijfscultuur worden omgezet. Vooral leidinggevenden en de directie moeten (nog) vaker met en tegen hun personeel praten als het concept erom vraagt op een nieuwe manier te werken.

2. Omdenken mogelijk maken

Een digitale cultuur betekent ook dat het werk en de werktijden van de medewerkers nog maar beperkt gecontroleerd kunnen worden, of moeten worden. De aanwezigheidsplicht op kantoor is noodgedwongen afgeschaft door het thuiswerken en tegelijk moet er anders worden nagedacht over de beoordeling van het werk. De aanwezigheidscultuur mag nu plaatsmaken voor een cultuur waarin de kwaliteit van het geleverde werk centraal staat. Dat kan met een meting van duidelijke resultaten worden gedaan. Het werk wordt dan gecontroleerd door de kwaliteit en kwantiteit van het geleverde werk te controleren.

3. Nieuwe cultuur voor bedrijfsbestuur              

Juist in economisch onzekere tijden moet er meer dan ooit vertrouwen zijn in de inzet van de medewerkers. En dat moet terug te zien zijn in de gemaakte beslissingen van leidinggevenden. Leidinggevenden krijgen nu ook de taak om te motiveren en medewerkers de ruimte te geven om aan de nieuwe situatie te wennen. De overgang zal niet voor iedereen even makkelijk zijn. Zo hebben de medewerkers thuis soms nog altijd geen vaste werkplek en werken sommigen thuis bijvoorbeeld nog altijd aan de keukentafel. Aan de technische vereisten wordt tegenwoordig wel voldaan, maar er is niet altijd een duidelijke scheiding tussen werk en privé, bijvoorbeeld als een kind niet meer naar het kinderdagverblijf kan en thuis moet blijven. Ondernemers moeten medewerkers daar de flexibiliteit voor bieden.

4. Arbeidsvoorwaarden definiëren

Wat voor kantoor geldt, mag ook thuis aan het bureau worden verwacht. Onderling overeengekomen werkregels geven duidelijkheid over de online-werktijd en over de uren waarin kan worden samengewerkt en overlegd. Iedereen moet dezelfde technologie en kantoormeubels hebben, zodat ergonomisch werken mogelijk wordt. En kwesties over gegevensbeveiliging en IT-beveiliging moeten ook worden opgehelderd, zodat elke medewerker weet binnen welk kader hij kan werken.  

5. Samenwerking regelen

Er moeten nog steeds persoonlijk overleg en teambesprekingen plaatsvinden– als digitale meetings. Videochats zijn meer geschikt als conferentiegesprekken, omdat ze meer bijdragen aan het groepsgevoel. Regelmatig plaatsvindende teamvergaderingen met een vaste agenda helpen structuur in de werkdag te brengen en gebeurtenissen vast te leggen.

6. Communicatie mogelijk maken en stimuleren

Er moet ruimte zijn voor de sociale verhoudingen binnen het bedrijf, zodat de medewerkers dieper kunnen ingaan op het dagelijks werk, nieuws uit de branche of banaliteiten. Virtuele lunches of koffiepauzes helpen om het groepsgevoel te versterken en dragen bij aan de teambuilding. Videogesprekken op vaste dagen en tijden om regelmatig bij te praten, kunnen helpen als vervanging voor de persoonlijke ontmoetingen op kantoor. Ook dat kan het groepsgevoel versterken. Er gaat geen informatie verloren en iedereen kan beter overzien hoe de vlag er bij de collega's of in het team als geheel bij hangt.

7. Digitale infrastructuur

Digitaal werken verloopt alleen soepel als alles compatibel is. Wij bij TIMOCOM weten dat en bieden onze klanten daarom alle toepassingen die ze nodig hebben in één systeem aan. Daarom is het ook alleen maar logisch interne werkprocessen via een bedrijfsintern portaal te laten lopen.

Voor een goed werkende digitale cultuur zijn niet alleen gedigitaliseerde, maar ook geïntegreerde processen nodig. Deze cultuur bestaat uit informatie-uitwisseling, procesoptimalisatie en kwaliteitsborging – en wel als

combinatie van deze factoren. Dat is het concept digital workplace waarbij alle technische mogelijkheden optimaal worden benut.

Belangrijk aspect: de samenwerking verloopt decentraal, maar iedereen heeft wel contact met elkaar. Dat leidt ertoe dat de werkplek zelf niet meer belangrijk is.

Mobiel werken of thuiswerken is helemaal geen obstakel meer als de medewerker alleen toegang tot de digital workplace nodig heeft.

Informatie vloeit op één centrale plek samen, werkprocessen zijn transparant voor een verbeterde samenwerking. Alle relevante documenten, functies en programma's vloeien samen op één platform waarop medewerkers communiceren, overleggen en samen aan opdrachten werken.

combinatie van deze factoren. Dat is het concept digital workplace waarbij alle technische mogelijkheden optimaal worden benut.

Belangrijk aspect: de samenwerking verloopt decentraal, maar iedereen heeft wel contact met elkaar. Dat leidt ertoe dat de werkplek zelf niet meer belangrijk is.

Mobiel werken of thuiswerken is helemaal geen obstakel meer als de medewerker alleen toegang tot de digital workplace nodig heeft.

Informatie vloeit op één centrale plek samen, werkprocessen zijn transparant voor een verbeterde samenwerking. Alle relevante documenten, functies en programma's vloeien samen op één platform waarop medewerkers communiceren, overleggen en samen aan opdrachten werken.

Nu het Smart Logistics System testen

Dit vindt u misschien ook wel interessant:

Hoe gegevensintegratie logistieke processen kan optimaliseren

TIMOCOM: het FreightTech-bedrijf verbindt Europa digitaal

Hoe kunnen kosten worden verlaagd en processen worden geoptimaliseerd in het bedrijf?