Nieuws 27.12.2020

Zeven tips over hoe u ook na corona digitaal werken in uw bedrijf invoert

Digitale transformatie voor logistieke bedrijven

Corona heeft de digitalisering in een stroomversnelling gebracht. Hierdoor is digitaal werken in de kortste tijd de norm geworden in heel Nederland en is deze manier van werken deels ook in bedrijven ingevoerd. Ook logistieke bedrijven namen tijdens de lockdowntijd de uitdaging aan om door het invoeren van thuiswerken de bedrijfsactiviteiten voort te zetten. Veel medewerkers hebben 'remote work' inmiddels omarmd en bedrijven zijn blij dat het digitaal werken zo goed verliep. Uit deze noodzaak ontstonden zeker ook een aantal pragmatische oplossingen voor de bedrijfsvoering.

Maar om van de digitale transformatie op de lange termijn een succes te kunnen maken, is het niet voldoende om de medewerkers thuis gewoon achter de computer te zetten. Er moet een cultuuromslag plaatsvinden, zodat er een cultuur ontstaat die TIMOCOM al heeft omarmd. In dit blogartikel geven we u zeven tips die het invoeren van een digitale cultuur makkelijker maken.

3. Nieuwe cultuur voor bedrijfsbestuur

Juist in economisch onzekere tijden moet er meer dan ooit vertrouwen zijn in de inzet van de medewerkers. En dat moet terug te zien zijn in de gemaakte beslissingen van leidinggevenden. Leidinggevenden krijgen nu ook de taak om te motiveren en medewerkers de ruimte te geven om aan de nieuwe situatie te wennen. De overgang zal niet voor iedereen even makkelijk zijn. Zo hebben de medewerkers thuis soms nog altijd geen vaste werkplek en werken sommigen thuis bijvoorbeeld nog altijd aan de keukentafel. Aan de technische vereisten wordt tegenwoordig wel voldaan, maar er is niet altijd een duidelijke scheiding tussen werk en privé, bijvoorbeeld als een kind niet meer naar het kinderdagverblijf kan en thuis moet blijven. Ondernemers moeten medewerkers daar de flexibiliteit voor bieden.

4. Arbeidsvoorwaarden definiëren

Wat voor kantoor geldt, mag ook thuis aan het bureau worden verwacht. Onderling overeengekomen werkregels geven duidelijkheid over de online-werktijd en over de uren waarin kan worden samengewerkt en overlegd. Iedereen moet dezelfde technologie en kantoormeubels hebben, zodat ergonomisch werken mogelijk wordt. En kwesties over gegevensbeveiliging en IT-beveiliging moeten ook worden opgehelderd, zodat elke medewerker weet binnen welk kader hij kan werken.

5. Samenwerking regelen

Er moeten nog steeds persoonlijk overleg en teambesprekingen plaatsvinden– als digitale meetings. Videochats zijn meer geschikt als conferentiegesprekken, omdat ze meer bijdragen aan het groepsgevoel. Regelmatig plaatsvindende teamvergaderingen met een vaste agenda helpen structuur in de werkdag te brengen en gebeurtenissen vast te leggen.

6. Communicatie mogelijk maken en stimuleren

Er moet ruimte zijn voor de sociale verhoudingen binnen het bedrijf, zodat de medewerkers dieper kunnen ingaan op het dagelijks werk, nieuws uit de branche of banaliteiten. Virtuele lunches of koffiepauzes helpen om het groepsgevoel te versterken en dragen bij aan de teambuilding. Videogesprekken op vaste dagen en tijden om regelmatig bij te praten, kunnen helpen als vervanging voor de persoonlijke ontmoetingen op kantoor. Ook dat kan het groepsgevoel versterken. Er gaat geen informatie verloren en iedereen kan beter overzien hoe de vlag er bij de collega's of in het team als geheel bij hangt.

7. Digitale infrastructuur

Digitaal werken verloopt alleen soepel als alles compatibel is. Wij bij TIMOCOM weten dat en bieden onze klanten daarom alle toepassingen die ze nodig hebben in één systeem aan. Daarom is het ook alleen maar logisch interne werkprocessen via een bedrijfsintern portaal te laten lopen.

Voor een goed werkende digitale cultuur zijn niet alleen gedigitaliseerde, maar ook geïntegreerde processen nodig. Deze cultuur bestaat uit informatie-uitwisseling, procesoptimalisatie en kwaliteitsborging – en wel als

combinatie van deze factoren. Dat is het concept digital workplace waarbij alle technische mogelijkheden optimaal worden benut.

Belangrijk aspect: de samenwerking verloopt decentraal, maar iedereen heeft wel contact met elkaar. Dat leidt ertoe dat de werkplek zelf niet meer belangrijk is.

Mobiel werken of thuiswerken is helemaal geen obstakel meer als de medewerker alleen toegang tot de digital workplace nodig heeft.

Informatie vloeit op één centrale plek samen, werkprocessen zijn transparant voor een verbeterde samenwerking. Alle relevante documenten, functies en programma's vloeien samen op één platform waarop medewerkers communiceren, overleggen en samen aan opdrachten werken.

combinatie van deze factoren. Dat is het concept digital workplace waarbij alle technische mogelijkheden optimaal worden benut.

Belangrijk aspect: de samenwerking verloopt decentraal, maar iedereen heeft wel contact met elkaar. Dat leidt ertoe dat de werkplek zelf niet meer belangrijk is.

Mobiel werken of thuiswerken is helemaal geen obstakel meer als de medewerker alleen toegang tot de digital workplace nodig heeft.

Nu de TIMOCOM Marktplaats testen

Dit vindt u misschien ook wel interessant:

TIMOCOM: het FreightTech-bedrijf verbindt Europa digitaal

Hoe kunnen kosten worden verlaagd en processen worden geoptimaliseerd in het bedrijf?