Liquiditeit verhogen en veilig stellen

Uitdagingen voor transportondernemingen

Het veiligstellen van de betalingsstroom en de daarmee gepaard gaande uitdaging om solvabel te blijven is een gevoelige kwestie, vooral in het huidige klimaat. Economische schommelingen en voortdurend veranderende marktsituaties zijn een uitdaging. Bovendien hebben transportbedrijven vaak zeer grote sommen geld in omloop en moeten zij er tegelijkertijd voor zorgen dat het geld weer naar hen terugvloeit. Vooral in de logistiek zijn de winstmarges laag en is het moeilijk om reserves op te bouwen. Als facturen onbetaald blijven, kan dat snel tot financiële knelpunten leiden.

De juridische situatie is duidelijk: volgens de huidige EU-richtlijn, moeten de transportkosten binnen 30 dagen betaald worden. 60 dagen is echter nog steeds de norm, wat voor veel bedrijven moeilijkheden kan opleveren, vooral nu in de Corona periode.

Uitdagingen voor transport en logistiek

Digitalisering is de megatrend in de logistiek en dat geldt ook voor de digitale verwerking van betalingen. Jurist en hoofd incassodiensten bij TIMOCOM, Alexander Oebel, zei in het interview: “In de logistiek kunnen veel processen nog meer gedigitaliseerd worden. Dit omvat ook de betalingen." De boekhouding kan immers een tijdrovende bezigheid zijn, vooral als de inkomende en uitgaande betalingen handmatig worden beheerd. Dit kan snel tot fouten leiden.
Naast de analoge processen is er nog een andere moeilijkheid in de boekhouding: Bijkomende diensten worden niet in het contract opgenomen. Het kan in vervoer en logistiek nog steeds gebeuren dat zakelijke overeenkomsten gebaseerd zijn op nevenafspraken, zoals in het volgende voorbeeld.
De telefoon gaat en de klant vraagt of er plaats is voor nog een pallet in de vrachtwagen. Over de prijs wordt aan de telefoon onderhandeld. De klant aanvaardt dit. De expediteur en de cliënt zijn het snel eens over iets dat eigenlijk schriftelijk moet worden vastgelegd.
Want nadat de bestelling verwerkt is, kan het gebeuren dat er discrepanties ontstaan. De aan de telefoon overeengekomen prijs is dan niet meer geldig. De opdrachtnemer wil de toeslag niet betalen en het wordt een probleem. Het zal moeilijk zijn om deze bijkomende onderhandelingen achteraf juridisch af te dwingen.

Maar welke mogelijkheden zijn er om te voorkomen dat er in de eerste plaats problemen ontstaan? Eerste tip van de juridische deskundige van TIMOCOM, Alexander Oebel: "Leg contractaanvullingen altijd schriftelijk vast en vertrouw op digitale documenten voor de verwerking van betalingen." Een elektronische kopie van de leveringsbon kan ook dienen als bewijs van levering. Het hoeft niet altijd het origineel te zijn. Bovendien maakt elektronisch documentenbeheer ook de digitale verwerking van betalingen mogelijk, waardoor betalingstransacties aanzienlijk sneller verlopen.
Om op middellange en lange termijn "liquide" te blijven, hebben wij hier nog meer tips voor u verzameld.

Hoe kunt u uw liquiditeit verzekeren?

Zorgen voor inkomende betalingen en solvabel blijven

Bijna elk bedrijf heeft de ervaring gehad dat zakenpartners te laat of helemaal niet betalen. Maar omdat naar een advocaat gaan moeilijk is en meestal duur, moet u eerst de volgende tips overwegen:

• Factureer onmiddellijk. Veel bedrijven wachten te lang met het factureren, om uiteenlopende redenen. Probeer onmiddellijk na de opdrachtvoltooiing facturen te sturen.
• Leg betalingstermijnen vast. U hebt recht op betaling van uw facturen binnen 30 dagen, tenzij vooraf anders overeengekomen en schriftelijk vastgelegd. Schrijf altijd de uiterste betaaldatum op de factuur, zodat uw klant weet wat de uiterste betaaldatum is.
• Blijf in contact. Als de termijnen niet gehaald worden, benadert u uw zakenpartners proactief maar objectief. Puur juridisch gezien is er geen aanmaning nodig na het einde van de betalingstermijn. Maar om de toekomstige samenwerking niet in gevaar te brengen, zou een telefoontje of een brief als herinnering beter zijn.
• Schakel een incassobureau in. Als zelfs een aanmaning niet tot betaling leidt, hoeft u het niet op te geven of advocaten in te schakelen. Incassobureaus kunnen namens u vorderingen indienen, wat u tijd en rompslomp bespaart. De internationale Incassoservice van TIMOCOM werkt bijvoorbeeld voor klanten van de TIMOCOM Marktplaats , en treedt in 27 talen op als neutrale tussenpersoon om namens u in heel Europa vorderingen in te dienen.s
• Laat u vooraf betalen. Als er reeds misverstanden zijn geweest tussen u en de klant, hoeft dit niet het einde van uw zakenrelatie te betekenen. TIMOCOM biedt zijn klanten de betaalservice van JITpay™ Zo kunt u facturen tegen een kleine vergoeding aan de factoringdienstverlener toewijzen en onmiddellijk betaald worden voor het werk dat u gedaan hebt. JITpay™ zorgt dan voor de snelle en digitale verwerking van de betaling, zodat u zich daar niet meer mee bezig hoeft te houden. U kunt de factoringdienst gebruiken wanneer u een snelle en veilige betaling wenst.

Digitale opdrachtverwerking

Het doel moet zijn dat beide partijen het betalingstraject zo kort mogelijk houden. Zo wordt tijd, geld en stress bespaard. Dit wordt in de eerste plaats bereikt door een gecentraliseerde, digitale verwerking van de opdrachten.

Het voordeel ten opzichte van de klassieke factuur in papieren vorm of een e-mail met diverse documentbijlagen is duidelijk: een enorme tijdwinst en een aanzienlijke vermindering van fouten of misverstanden.

Digitale documenten kunnen sneller worden vastgelegd, beheerd en bewerkt. Hoe minder handmatige verwerking, hoe minder foutgevoelig het hele betalingsverwerkingsproces is. En u heeft zo ook een beter overzicht over wat er in en uit uw rekening gaat.

Digitale vrachtbrief (eCMR) als oplossing?

Voor veel logistieke bedrijven leek de originele leveringsbon, met inbegrip van de originele factuur, noodzakelijk voor hun boekhouding. Sinds Corona wordt deze eis ook in de transportwereld geleidelijk minder strikt. Juridisch gezien is de digitale vrachtbrief al sinds 2008 bindend voor alle transporten waarop de CMR van toepassing is In de applicatie Transportopdrachten van TIMOCOM, bijvoorbeeld, hebben transporteurs de mogelijkheid om afleveringsbewijzen en facturen als PDF's voor klanten op een veilige en transparante manier toe te voegen, en zo kostbare tijd te besparen. Alexander Oebel geeft ook advies: "Elk proces moet worden bekeken om te zien of een elektronische versie van de CMR mogelijk is."
Geld is tijd en tijd is geld. Dit geldt nog meer voor de verwerking van digitale betalingen. Investeren in digitale processen zal u helpen uw facturen gemakkelijker te beheren. Op uw beurt kunt u ervoor zorgen dat ook de inkomsten regelmatig stromen en dat u solvabel blijft.
De diensten van TIMOCOM ondersteunen u bij het veiligstellen van uw liquiditeit en helpen u ook om uw geld terug te krijgen in geval van moeilijkheden.  

Informeer u nu over de incassoservice van TIMOCOM

https://www.timocom.nl/diensten/incasso-internationaal

Dit vindt u misschien ook wel interessant:

https://www.timocom.nl/blog/rechten-bij-betalingsachterstand

https://www.timocom.nl/blog/vragen-over-incassoprocedure-proces-kosten