Logistieke kennis 28.01.2024
10

Ontdek de voordelen van het e-CMR en ervaar het gemak van papierloze transporten

E-CMR - Foto van dispatcher documenten

Transportprocessen zonder vervelend papierwerk? De digitale vrachtbrief maakt het mogelijk. Als we spreken over digitalisering in het transport, dan is e-CMR een term die snel naar voren komt. Technisch gezien is de zogenaamde e-CMR al lang gereed. De meeste Europese landen staan het gebruik van de digitale vrachtbrief toe. In de praktijk is het echter anders. Met name in België. Daar is momenteel een tijdelijke beschikking die elektronische vrachtbrieven mogelijk maakt tussen België, Nederland en Luxemburg. België accepteert alleen e-CMR’s afkomstig uit de Benelux.

Deze stap is een voorproefje op de eFTI-verordening van de EU. Hierin staan Europese afspraken over het elektronisch uitwisselen van documenten bij vervoer over land, lucht of water. Vanaf 21 augustus 2024 moeten alle EU-landen de digitale vrachtbrieven accepteren. Een grote stap vooruit in de transportwereld. De digitale vrachtbrief biedt tal van voordelen, zowel voor bedrijven als voor het milieu. In dit blogartikel vertellen we u precies wat deze voordelen zijn en hoe u uw transportprocessen gemakkelijk digitaliseert.

Bent u op zoek naar de juiste tool om uw transportprocessen te digitaliseren? Ontdek de applicatie Transportopdrachten in de TIMOCOM Marketplace en ga direct digitaal aan de slag!

 

Dit artikel in 30 seconden

  • De digitale vrachtbrieven (e-CMR) vervangen traditionele papieren vrachtbrieven in transport. Digitaliseren van transportdocumenten vereenvoudigt de logistieke processen aanzienlijk.
  • In de Benelux geldt een tijdelijke regeling die de e-CMR tussen de drie landen (België, Nederland en Luxemburg) toegankelijk maakt.
  • De gewone CMR is een essentieel logistiek document dat gegevens van de verzending vastlegt. Dit is vereist in alle Europese landen.
  • Nadelen van de papieren vrachtbrieven:
    • Fysieke opslag vereist
    • Risico op verlies
    • Kans op onduidelijkheid (bijvoorbeeld handschrift)
  • De e-CMR is nog niet in alle Europese landen geaccepteerd. Met name Italië, maar ook in België gelden bijzondere regels. België staat momenteel alleen e-CMR's toe bij transport van (en naar) Nederland en Luxemburg. Ze hebben het e-CMR protocol wel getekend, maar nog niet geratificeerd.
  • Internationaal: Vanaf 2024 is de e-CMR verplicht in Nederland voor internationaal transport.
  • Nationaal: Binnen Nederland is de e-CMR niet verplicht, maar wel aangeraden.
  • TIMOCOM integreert de e-CMR en vergemakkelijkt digitale verwerking van transportopdrachten. Met de transportopdrachten module van TIMOCOM zijn al uw digitale transportdocumenten zoals de e-cmr veilig en overzichtelijk opgeslagen en alleen toegankelijk voor bevoegden.
  • Volgens gebruikers is de e-CMR makkelijk te gebruiken.
  • Conclusie: Digitalisering van de vrachtbrieven belooft een efficiënte, kosteneffectieve toekomst in transport.

     

Papieren vrachtbrief of CMR: Wat is het precies?

Een CMR is een essentieel document in de logistieke keten. Het geeft een overzicht van de goederen, de afzender, de ontvanger en de vervoerder. CMR's zijn niet alleen cruciaal voor administratie, maar ook voor de wettelijke aspecten van het vervoeren van goederen. In de vrachtbrief wordt de overeenkomst van het goederenvervoer vastgelegd. De afzender, de geadresseerde en de vervoerder krijgen elk een exemplaar. Het is in de meeste Europese landen verplicht vrachtbrieven bij je te hebben.

In plaats van vrachtbrief gebruiken we de term CMR. Afkorting: "Convention relative au contrat de transport international de marchandises par route". In het Nederlands betekent het gewoon: "Verdrag betreffende de overeenkomst tot internationaal vervoer van goederen over de weg". Het hoofdidee van de CMR is om het vervoer van goederen eenvoudig, controleerbaar en juridisch veilig te maken. Een vervoerder moet altijd een vrachtbrief bij de hand hebben. Het moet in viervoud beschikbaar zijn op de volgende locaties:

  • Afzenders
  • Vracht
  • Vervoerders
  • Douane of andere autoriteiten

Voor- en nadelen van de CMR

De CMR, hoewel juridisch robuust, heeft enkele nadelen. Denk hierbij aan het risico om het document kwijt te raken, of te beschadigen. Bovendien geven handgeschreven notities onduidelijkheid. Er ontstaan zelfs geschillen door. Transportbedrijven hebben gemeld dat ze vaak vertragingen ondervinden bij grensovergangen omdat documenten met de hand moeten worden gecontroleerd.

Kortom: in de praktijk stelt de CMR het vervoeren van goederen juridisch veilig, maar de hoeveelheid vereiste papieren documenten maakt het onnodig moeilijk. Om dit nadeel te verminderen, komt de elektronische vrachtbrief verschrikkelijk goed van pas.

 

Wat is dan de e-CMR?

Een e-CMR is dus eigenlijk een digitale CMR. In plaats van een fysiek exemplaar, is het een digitaal bestand dat alle benodigde informatie bevat. Terwijl een CMR handmatig wordt ingevuld en ondertekend, is een e-CMR digitaal. Zowel voor verzending, als ondertekening.

Het is belangrijk om te weten dat een e-CMR moet worden uitgegeven voordat de vracht vertrekt.

De digitale vrachtbrief in de praktijk

Stelt u zich eens voor: U moet als transporteur een lading afleveren in Duitsland. Met een traditioneel CMR zult u moeten wachten tot het papierwerk is afgehandeld en u een handtekening voor ontvangst heeft gekregen. Met de e-CMR is dit verleden tijd. Een digitale handtekening op een tablet of smartphone is genoeg en u bent direct weer op weg naar de volgende klant.

Zo simpel is het!

 

In welke landen is de e-CMR toegestaan?

Momenteel is de e-CMR geaccepteerd in de meeste landen geratificeerd (goedgekeurd). In onderstaande afbeelding ziet u in welke landen de e-CMR is geaccepteerd. Waar is het protocol gaande, maar niet geratificeerd?

  1. Italië.
  2. België.
  3. Oostenrijk

In Italië wordt het e-CMR protocol momenteel geratificeerd, maar het is nog niet afgehandeld. Vooralsnog is ook de papieren vrachtbrief vereist. België heeft het e-CMR protocol wel ondertekend, maar nog niet geratificeerd. Dit houdt in dat het nog geen officieel lid is van het e-CMR protocol. België staat wel elektronische vrachtbrieven toe uit Nederland en Luxemburg.

In de blauwe landen is de e-CMR geaccepteerd. Voor de overige landen zijn er afwijkende regels.

Mag je de e-CMR gebruiken in landen die geen lid zijn van het e-CMR protocol?

Nee. In landen die nog geen lid zijn is de e-CMR niet toegestaan. Hier moet een papieren CMR worden gebruikt.

 

Wat zijn de voorschriften van een e-CMR?

Dit is waar een e-CMR aan moet voldoen:

  1. Het moet uniek genummerd zijn.
  2. Het moet worden gewaarmerkt d.m.v. een betrouwbare digitale ondertekening.
  3. Het is toegankelijk voor de afzender, vervoerder en de geadresseerde.
  4. Het is toegankelijk in het voertuig. Bij controle moet het worden vertoond.
  5. Het bestand moet na gebruik ten minste 5 jaar worden bewaard (en chronologisch gerangschikt). De systemen van TIMOCOM bewaren digitale documenten automatisch tot wel 10 jaar. Zo voorkom je problemen!
  6. Het vermeldt alle gegevens die een papieren versie ook kent.
  7. Op verzoek van de geadresseerde moet de afzender hem per post een papieren afdruk sturen.

     

Wat is het verschil tussen een CMR en AVC?

Een AVC is een Algemene Vervoersconditie. Hoewel beide documenten belangrijk zijn in transport, dient een AVC als een overeenkomst tussen partijen, terwijl een CMR meer een bewijs van transport is.

 

Voordelen van deze digitalisering

  • Kostenbesparing: Minder papierwerk betekent minder administratiekosten. Geschat wordt dat het gebruik van een digitale vrachtbrief ongeveer vier euro per exemplaar kan besparen in vergelijking met de analoge vrachtbrief.
  • Efficiëntie: Snellere verwerking en minder fouten.
  • Duurzaamheid: Minder papiergebruik is beter voor het milieu.
  • Traceerbaarheid: Digitale documenten zijn gemakkelijker te volgen en te archiveren.
  • Schadedocumentatie: De e-CMR biedt de kans om schade aan de lading in real time te documenteren

 

Wet- en regelgeving rondom de e-CMR

In Nederland is de wetgeving als volgt: Vrachtbriefgegevens mogen worden gestructureerd en genormeerd via een elektronisch systeem. Ook mogen ze via dit systeem worden uitgewisseld. (Zie artikel 15, lid 3 van de Regeling wegvervoer goederen.). Dit houdt concreet in, dat in plaats van een papieren vrachtbrief, er ook een elektronische vrachtbrief mag worden opgemaakt. Als een vervoerder wordt gestopt door politie, of inspectie, moet hij de vrachtbrief kunnen tonen op een scherm van een mobiel apparaat. Denk hierbij aan een telefoon, of tablet.

In verband met de rechtsgeldigheid van de e-CMR is het verstandig alleen digitale vrachtbrieven te gebruiken van een door de NIWO erkende leverancier.

 

De e-CMR in de Benelux

Op 1 december 2017 begon de Benelux pilot voor het toepassen van de e-CMR in het kader van intra-Benelux wegvervoer. Vanaf 1 maart 2018 is het gebruik van de elektronische vrachtbrief in eerste instantie toegestaan voor intra-Benelux vrachtvervoer, zowel voor vervoer tussen de Benelux-landen als binnenlands. Dit kwam doordat het voordeel van de digitale vrachtbrief bleek op te wegen tegen het nadeel. Het had dusdanig goede resultaten opgeleverd.

Terwijl het gebruik van vrachtbrieven in Nederland en Luxemburg is geratificeerd, is dit nog niet zo in België. België staat e-CMR’s enkel toe als ze afkomstig zijn uit Nederland of Luxemburg. Dit is besloten middels een beschikking.

Per 21 augustus 2024 moeten alle EU-landen de digitale vrachtbrieven accepteren. Dus ook België.

Is de vrachtbrief verplicht in Nederland?

Ja, in Nederland is een CMR (of digitale versie) verplicht voor internationaal wegvervoer van goederen.

De volledige overgang naar de digitale vrachtbrief komt steeds dichterbij. Daarom kiezen telkens meer bedrijven voor het digitaliseren van hun transportdocumenten. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van de TIMOCOM Marktplaats waarmee u veilig en eenvoudig uw documenten in de cloud bewaart.

In 2019 hebben het Europees Parlement en de Europese Raad besloten dat het gebruik van digitale vrachtbrieven vanaf 2024 verplicht is.

Hoe zit dat met specifiek nationaal transportvervoer?

Voor het nationaal vervoeren van goederen is het niet verplicht, maar het wordt toch vaak gebruikt vanwege de duidelijkheid die het biedt over de vervoerscondities en de verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen. Er zijn andere soorten vrachtbrieven voor nationaal vervoer, zoals de AVC voor binnenlands wegtransport.

Digitale implementatie bij TIMOCOM

TIMOCOM maakt gebruik van de e-CMR. De bijkomende functionaliteiten vereenvoudigen het proces voor gebruikers aanzienlijk. Dit leidt tot snellere transacties en minder papierwerk voor transporteurs.

De oplossing van TIMOCOM

De digitale verwerking van transportopdrachten is al enige tijd probleemloos mogelijk. Papierloze planning is echter niet zo wijdverbreid als zou moeten. Maar waarom communiceren via telefoon en fax als het veel gemakkelijker kan?

Digitale software zoals de applicatie Transportopdrachten in TIMOCOM's Marktplaats helpen u om al uw transportopdrachten digitaal af te handelen met uw zakenpartners.

Zo communiceert u niet alleen snel, maar bespaart u ook tijd bij het invoeren van gegevens.

Nog een pluspunt

Al uw transportopdrachten worden automatisch vertaald in de respectievelijke taal van uw aannemer. Taalbarrières worden dus gemakkelijk overwonnen. Bovendien leggen wij grote nadruk op de gevoelige kwestie van de veiligheid bij de toepassing van transportopdrachten. Uw gegevens zijn onderworpen aan de hoogste gegevens beveiligingsnormen. Bij ingebruikname van de software worden dan ook juridisch bindende documenten opgesteld om misbruik tegen te gaan.

 

Gebruikerservaringen

Bij gesprekken met chauffeurs en transportbedrijven die al digitaal werken, is er over het algemeen positieve feedback. Transporteurs waarderen de snelheid en efficiëntie, terwijl bedrijven de kostenbesparingen en verbeterde traceerbaarheid benadrukken. Enkele uitdagingen zijn echter de aanvankelijke kosten voor technologie en training, evenals enkele aanvankelijke weerstand tegen verandering van oudere chauffeurs.Ook voor klanten van TIMOCOM die de ‘transportopdrachten module gebruiken, levert dit grote voordelen op.

Lees de succesverhalen van onze klanten.

 

Conclusie

De digitalisering van de vrachtbrieven transformeert de transport- en logistieke sector. Het biedt tal van voordelen, van controle op kostenbesparing tot duurzaamheid en belooft een efficiëntere toekomst voor chauffeurs en transportbedrijven. Als u eenmaal digitaliseert, wilt u niet meer anders.

Wat zijn de voordelen?

  • Overzicht behouden: Alle transportopdrachten worden centraal opgeslagen en worden overzichtelijk beheerd
  • Snel communiceren: Digitale verwerking bespaart u tijd en geld
  • Verstaanbaar communiceren: Geen taalbarrières door geautomatiseerde aanmaak van de opdracht in de taal van uw zakenpartner
  • Veilig handelen: uw gegevens zijn beschermd en kunnen wel 10 jaar worden bewaard dankzij archivering

Klinkt goed? Regel dan nu een vrijblijvende proefperiode. Begin direct aan een digitale, papierloze toekomst! Samen delen wij de voordelen van de digitalisering.

Ontvang relevante artikelen, waardevolle trends en exclusieve verslagen van logistiek experts!

 

Nieuwsbrief aanmelden

top